Perancangan Aplikasi Surat Masuk Dan Keluar Menggunakan Visual Basic 6.0

Perancangan Aplikasi Surat Masuk Dan Keluar Menggunakan Visual Basic 6.0

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang PKL

Perkembangan teknologi saat ini sangat pesat khusunya di bidang komputer dan elektronika. Teknologi yang dikembangkan bertujuan untuk memberikan keamanan, baik keamanan diri maupun keamanan terhadap dokumen-dokumen penting agar terhindar dari tindak kriminalitas, khusunya tindakan pencurian. Dokumen-dokumen penting biasanya disimpan dalam suatu ruangan khusus agar tidak diambil oleh orang-orang yang tidak berhak. Menanggulangi hal tersebut, banyak yang menggunakan teknologi informasi yang aman dan tidak dapat di ambil oleh orang lain.

Melihat kebutuhan instansi dan perusahaan yang semakin meningkat, banyak yang menginginkan media informasi yang mampu di buka oleh seluruh orang dalam satu instansi atau perusahaan.

Banyak instansi perusahaan di Blitar menggunakan media informasi untuk memberikan informasi kepada orang-orang dalm satu instansi, seperti informasi data surat masuk salah satunya Dinas Koperasi dan UMKM Kabupaten Blitar, di sini media pendataan surat masuk yang ada masih menggunakan Sistem Manual.

Melihat kondisi yang ada,maka penulis tertarik untuk membahas kegiatan PKL dan pembuatan aplikasi pendataan surat masuk yang ada di Dinas Koperasi dan UMKM Kabupaten Blitar. Dengan pertimbangan tersebut penulis ingin memerapkan pengetahuan yang telah diperoleh maka penulis tertarik untuk menyajikan dalam bentuk laporan yang berjudul ”PERANCANGAN APLIKASI PENDATAAN SURAT MASUK DENGAN VIBI 6.0 DI DINAS KOPERASI DAN UMKM KABUPATEN BLITAR” guna membantu memperoleh ilmu baru yang telah kami dapat untuk dibagikan ke mahasiswa lain atau pembaca laporan ini.

1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Berdasarkan rumusan masalah diatas dapat disimpulkan tujuan diselenggarakannya Praktik Kerja Lapangan pada Program Studi Sistem Komputer adalah sebagaimana berikut :

1. Mengetahui kinerja dinas koprasi dan UMKM Kabupaten Blitar

2. Mengetahui sistem administrasi dalam kesekertariatan koperasi.

3. Menginplementasikan ilmu kompunter dalam proses kerja Dinas Koperasi dan UMKM Kab Blitar

4. Mempermudah dalam pendataan surat masuk

1.3 Manfaat PKL

a. Bagi mahasiswa

1. Mendapatkan banyak ilmu tentang system kerja kesekertariatan koperasi dan UMKM

2. Dapat mengembangkan daya kreasi maupun inovasi mahasiswa pada bidang ilmu yang didapatkan dari proses perkuliahaan di Fakultas Sistem Komputer

3. Mengetahui bagaimana membangun usaha bagi para pemula

b. Bagi instansi :

1. Memperoleh sumbangan pemikiran dan tenaga dalam rangka meningkatkan kinerja instansi

2. Dapat melaksanankan salah satu bentuk tanggung jawab sosial kepada masyarakat.

1.4 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam memahami masalah, maka laporan Praktek Kerja Lapangan ini disusun dengan sistematika peenulisan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULAN

Pada bab kesatu ini mengemukakan tentang latar belakang masalah yang melatar belakangi pembuatan laporan, maksud dan tujuan, manfaatPraktek Kerja Lapanganserta sistematika penulisan.

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab kedua ini penulis menjelaskan tentang gambaran instansi Dinas Koperasi dan UMKM Kabupaten Blitar, meliputi landasan pendirian, struktur OrganisasiDinas Koperasi dan UMKM Kabupaten Blitar,Visi dan Misi,Tugas pokok fungsi dan kewenangan DinKop Kabupaten Blitar.

BAB III RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Bab ini menguraikan tentang tempat penelitian, waktu penelitian. Metode yang digunakan dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapang serta sasaran praktek kerja lapangan di Dinas Koperasi dan UMKM Kabupaten Blitar.

BAB IV PEMECAHAN MASALAH

Pada bab keempat ini menjelaskan tentang pemecahan masalah dari tugas khusus yang telah diberikan oleh Dinas Koperasi Dan UMKM Kabupaten Blitar.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang pengambilan kesimpulan dari pembahsan bab I sampai dengan bab V serta saran-saran yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi Kantor Dinas Koperasi Dan UMKM Kabupaten Blitar.

Perancangan Sistem

Setelah Tahap Analisis Sitem Selesai Dilakukan, Maka Analis Sistem Telah Mendapatkan Gambaran Dengan Jelas Apa Yang Harus Dikerjakan. Tiba Waktunya Sekarang Bagi Analis Sistem Untuk Memikirkan Bagaimana Membentuk Sistem Tersebut. Tahap Ini Disebut Dengan Perancangan Sistem. Perancangan Sistem Dapat Dibagi Dalam 2 Bagian, Yaitu :

1. Perancangan Sistem Secara Umum.

2. Perancangan Sistem Terinci.

4.1.1 Perancangan Sistem Lama

Pada Sistem Lama Pendataan Surat Yang Masuk Masih Manual Dan Dengan Cara Penulisan Tangan, Sehingga Proses Dapat Memakan Waktu Yang Lama Dan Terkadi Kesulitan Dalam Pencarian Data .

4.1.2 Perancangan Sistem Baru

Pada Sistem Yang Baru Memudahkan Pengguna Dalam Input Data Mengenai Surat Yang Masuk Serta Memudahkan Dalam Pencarian Informasi Mengenai Surat Yang Masuk Sehingga Membantu Dalam Efisiensi Waktu

Konsep Dasar Pembuatan Aplikasi Pendataan Surat Masuk

Dalam Merancang Sebuah Aplikasi Pendataan Surat Masuk Hal Yang Perlu Diperhatikan Ialah Nilai Efektif Terutama Dalam Fungsi Yang Disesuaikan Dengan Tujuan Dan Pembuatan Aplikasi Itu Sendiri. Nilai- Nilai Efektifitas Tersebut Antara Lain Adalah Sebagai Berikut :

1. Aplikasi Harus Mudah Digunakan Oleh Berbagai Kalangan Termasuk Oleh Pemuda.

2. Kecepatan, Memberi Efisiensi Dalam Input Data

Spesifikasi Alat

Untuk Membangun Aplikasi Pendataan Surat Masuk Ini Dibutuhkan Perangkat Keras Dan Perangkat Lunak, Yaitu :

a. Perangkat Keras :

1. Komputer Dengan Prosesor Minimal 2.4 Ghz

2. Monitor Vga Atau Dengan Resolusi Yang Lebih Tinggi

3. Harddisk 40 Gb

4. Keyboard, Mouse Dan Cd Rom

B. Perangkat Lunak :

1. Windows Xp

2. Mocrosoft Visual Basic 6.0

3. Ms.Access 2007/ Ms.Access 2003

Perancangan Diagram Alur (Flowchat)

Flowchart Atau Bagan Alir Adalah Bagan (Chart) Yang Menunjukkan Alir (Flow) Di Dalam Program Atau Prosedur Sistem Secara Logika. Bagan Alir (Flowchat) Digunakan Terutama Untuk Alat Bantu Dalam Perancangan Program

Rancangan Aplikasi

Dalam Perancangan Aplikasi Pendataan Surat Masuk Ada Dua Tahapan Yang Dilaksanakan Yaitu:

1. Pembuatan Database Dengan Ms.Access 2003/2007

2. Pembuatan From Menggunakan Visual Basic 6.0

Pembuatan Database Dengan Ms.Access 2007

1. Pertama Buka Aplikasi Ms.Access 2007 selanjutan buat form baru

1. 2. selanjutnya mengisi field sesuai data yang akan di simpan: id, nomor surat, perihal, lampiran,

tanggal surat, isi surat, pengirim dan tujuan

pembuatan form aplikasi pada visual basic 6.0

1. desain program entri data surat masuk seperti dibawah ini, untuk ukuran, warna, kata-kata label

2. untuk mengkoneksikan data base ke dalam program vibi dengan cara klik kanan pada adodc properties

3. selanjutnya pada tab use conection setting klik build maka akan muncul tampilan seperti berikut

4. klik select or enter a database name access data

5. pilih database yang dikoneksikan dan klik open

5. selanjutnya test database yang dikoneksikan dengan klik tab test connection

Implementasi Dan Pengujian Aplikasi

Halaman web ini di buat sesuai dengan rancangan yang sudah di buat. Bukan hanya coding program Aplikasi juga dibuat menarik dan mudah dioperasikan oleh pengguna sehingga dalam pendataan surat masuk mudah diinputkan kedalam program.